Zapobiegaj skutkom KREPT – dowiedz się jak mądrze inwestować w rozwój firmy

Audyt a procedury w firmie – czy wiesz dlaczego są ważne? 

Niewiele osób lubi procedury, gdyż na ogół kojarzone są z nadmierną biurokracją. Istnieje kilka znanych (czy też cwaniackich) powiedzeń z takiej kategorii, np. „reguły są po to, żeby je łamać”, a niechęć do podporządkowania się narzuconym regułom ma świadczyć pozytywnie o naszej  kreatywności:  „Polak potrafi”. Warto sobie zadać jednak pytanie czy procedury muszą oznaczać wyłącznie skostniałe schematy i przepisy, których nikt nie lubi? 

Na szczęście maleje grono osób, które trzeba przekonywać do wprowadzenia procedur. Warto wyciągać wnioski z doświadczeń innych (czy to doświadczeń negatywnych czy pozytywnych) i rozważyć niewątpliwe zalety, np. 

  • Czy wiesz, że… procedury określają najlepszą metodę wykonywania pracy – standardy wywodzą się z wieloletniego doświadczenia pracowników, więc ich przestrzeganie ułatwi życie zarówno im, jak i kierownictwu.  

W branży, która jest tak ściśle związana z regulacjami prawnymi cecha ta powinna być bardzo wartościowa. 

  • Czy wiesz, że … standardy gwarantują zachowanie wiedzy i fachowości w firmie – często zdarza się, że pracownicy posiadają cenną wiedzę i umiejętności, które przepadają wraz z ich odejściem z firmy. Standaryzowanie tej wiedzy pozwala na uniknięcie takiej sytuacji. 

Obecnie nie wystarczy wiedza teoretyczna czy nawet opisana w procedurach wiedza praktyczna, którą każdy pracownik może w swoim czasie przyswoić. Wartość firmy buduje się latami poprzez wykorzystanie tzw. „know-how” konkretnych pracowników, którzy przy wykorzystaniu swoich unikalnych doświadczeń i umiejętności są w stanie stymulować rozwój przedsiębiorstwa we właściwym kierunku. 

  • Czy wiesz, że… standardy pozwalają w miarę obiektywnie ocenić pracę – każdy sposób oceny pracy jest na swój sposób subiektywny, ale bez standardów byłby całkowicie uznaniowy. 

Mierzenie efektywności pracowników ramach wyznaczonych zadań jest już standardem w większych firmach i pomaga w procesie decyzyjnym. 

  • Czy wiesz, że… procedury wykazują związek między przyczyną a efektem – nieprzestrzeganie lub brak procedur prowadzą do marnotrawstwa i odchyleń od normy. 

Monitorując efektywność pracowników w dłuższej perspektywie czasu dostrzegamy zależności w kontekście prowadzonych działań i jesteśmy w stanie wyeliminować ich niepożądane skutki.  

  • Czy wiesz, że… standardy pozwalają utrzymywać poziom jakości i go doskonalić –jeśli nie obowiązują żadne procedury, to nie istnieje możliwość oceny czy firma się rozwija. 

Jeżeli jednak stagnacja lub regres pojawia się w przedsiębiorstwie pomimo przestrzegania standardów, to jest to znak, że należy udoskonalić reguły, zmienić lub doprecyzować. 

  • Czy wiesz, że… procedury stanowią podstawę szkoleń – nie wystarczy opracować standardy, żeby spełniały one swoją rolę. Trzeba też wyszkolić pracowników, żeby przestrzeganie tych reguł również stało się standardem.  

Kwestia ta jest niezwykle ważna w przypadku nowych pracowników, którzy muszą się nauczyć samodzielnie działać w ramach nowej organizacji. W takim celu warto posiadać dokumentację, która pozwoli odtworzyć najlepsze praktyki. 

  • Czy wiesz, że… standardy są podstawą kontroli i diagnozy – bez procedur nie da się ocenić, czy firma funkcjonuje prawidłowo. Często jedna firma jest lepsza jakościowo od drugiej właśnie dlatego, że kierownictwo zadbało o to, żeby wszystkie procesy w przedsiębiorstwie przebiegały zgodnie ze standardami. 

Opisane powyżej zalety przekładają się na polepszenie komunikacji zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy. Konsekwencja we wdrażaniu dobrze zaprojektowanych procedur jest kluczem do sukcesu dla każdej, nawet małej firmy. 

Jasno wyznaczone standardy i przejrzyste zasady współpracy są postrzegane jako odpowiedzialne oraz profesjonalne podejście z poszanowaniem pracownika czy partnera biznesowego, które przekłada się na długotrwałą współpracę i wzajemne zaufanie. 

Ten, kto przeprowadził „rachunek sumienia” np. w postaci audytu prawnego uświadamia sobie jak ważne są procedury wszędzie tam, gdzie w krótkim czasie trzeba podjąć wiele dobrych i zgodnych z prawem decyzji – wnioski takie pojawiają się zwykle po kontroli, która nie stwierdza uchybień w zakresie zarządzania firmą transportową 🙂 

Zachęcam Państwa do zapoznania się z opiniami naszych Klientów. 

Zapraszamy na nową stronę! 

Miło nam poinformować, iż niedawno została uruchomiona strona internetowa: www.audytwfimie.pl, która w całości będzie poświęcona profesjonalnym usługom wykonywanym przez Kancelarię Prawną Viggen sj. w zakresie: 

  • audytu prawnego oraz audytu mocowania, unieruchomienia ładunku; 
  • optymalizacji wynagrodzeń kierowców; 
  • regulaminów pracy oraz wynagradzania kierowców. 

Na nowej stronie będą się pojawiały artykuły z branży transportowej, które będą powiązane tematycznie z zakresem działalności KPV tj. prawa transportowego oraz przewozowego.